Datenschutzerklärung der ARVOS GmbH

1. Allgemeines/Grundlegendes

Die folgende Datenschutzerklärung erläutert Ihnen, wie die ARVOS GmbH (im folgenden ARVOS genannt) personenbezogene Daten verarbeitet.

a. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

ARVOS GmbH
Ellenbacher Straße 10
D – 34123 Kassel

Managing Directors: Karsten Stückrath, Ralf Keil und Thorben Schäfer
Tel.: +49 (0)561 9527 130
Fax: + 49 (0)5619527 109
E-Mail: datenschutz.scs@arvos-group.com

b. Datenschutzbeauftragter

Falls Sie Fragen oder Anmerkungen zu unserer Datenschutzerklärung haben, sprechen Sie uns bitte an:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

datenschutz.scs@arvos-group.com oder über unsere Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

2. Verarbeitungen personenbezogener Daten bei Besuch unserer Webseite

Auf unserer Webseite finden Sie Informationen zu den angebotenen Produkten und Services unseres Unternehmens. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen.

a. Protokolldaten

Sie können unsere Webseite grundsätzlich nutzen, ohne uns mitzuteilen, wer Sie sind. Wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten (Webserver-Logfile), die Ihr Browser an unseren Server übermittelt.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Der Webserver-Logfile wird für 7 Tage gespeichert.

Wir werten diese Server-Protokolle regelmäßig anonym für statistische Zwecke aus (Click Stream Analysen), damit wir feststellen können, wie unsere Webseiten genutzt werden. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse optimieren wir dann unseren Internetauftritt. Außerdem können wir diese Informationen im Falle eines Systemmissbrauchs in Zusammenarbeit mit Ihrem Internet-Provider und/oder Behörden vor Ort verwenden, um den Verursacher dieses Missbrauchs zu ermitteln.

Die Verarbeitung der genannten Daten liegt in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren Bereitstellung der Website. Aufgrund dieser zwingenden schutzwürdigen Gründe ist ein Widerspruch gegen die Verarbeitung ausgeschlossen.

b. Cookies

i. Was sind Cookies?

Unsere Website nutzt die sogenannte Cookie-Technologie. Ein Cookie ist eine Information, die von unserem Webserver an Ihren Rechner gesendet wird. Diese Information wird als Textdatei in Ihrem Rechner gespeichert.

Informationen, die durch Cookies und ähnliche Technologien gesammelt werden, können das Datum und die Uhrzeit des Besuchs sowie die Art und Weise, wie Sie eine bestimmte Website oder mobile Anwendung nutzen, beinhalten. Diese werden bis zum Zeitpunkt das Schließen aller Browserfenster durch Sie erhalten.

ii. Warum verwenden wir Cookies?

Es gibt Cookies, die wir dazu nutzen, um Ihnen unsere Website technisch bereitstellen und die Systemsicherheit gewährleisten zu können. Auch gemäß § 25 TTDSG können wir Cookies verwenden, sofern der alleinige Zweck der Speicherung oder des Zugriffs die Durchführung der Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz ist, oder zum Verfügung stellen des ausdrücklich gewünschten Telemediendienstes erforderlich ist. Die Datenverarbeitung durch technisch notwendige Cookies beruht auf unserem berechtigten Interesse der technischen Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufgrund dieser zwingenden schutzwürdigen Gründe ist ein Widerspruch gegen die Verarbeitung ausgeschlossen.

Für Cookies, die diesen Anforderungen nicht entsprechen benötigen wir Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), welche wir über unseren Cookie Banner einholen. Hierzu gehören Cookies, die Ihr Nutzerverhalten analysieren, um unsere Webseite verbessern zu können und Ihnen Werbung gezielter anzeigen lassen zu können.

Sie können jederzeit die Verwendung von Cookies in Ihren Browsereinstellungen blockieren. Sie können unsere Website auch dann noch besuchen, wenn Sie Cookies blockieren; Sie können dann aber eventuell nicht alle Funktionen unserer Website nutzen.

Zudem können Sie Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

c. Consent Manager (Zustimmungs-Management System)

i. Einsatz Consent Management System zur Verwaltung und Dokumentation von Einwilligung und Einstellungen zur Datenerfassung und Cookies

ii. Als Nutzer können Sie über den Einsatz von Cookie-basierten Diensten, Technologien und der Datenerfassung durch diese auf unserem Portal selbst entscheiden und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft anpassen bzw. widerrufen. Dies ist über ein Informations- und Einwilligungsbanner möglich, das bei Erstbesuchen und bei Änderungen der Dienste angezeigt wird, sowie über die Cookie-Einstellungen, die jederzeit am Ende jeder Seite per Link aufrufbar sind. Im Rahmen eines DSGVO-konformen Vorgehens setzen wir einwilligungspflichtige Dienste erst nach Ihrer vorherigen Einwilligung ein. Sie können unsere Website auch ohne diese Einwilligung nutzen.

iii. Für die Bereitstellung dieser Einstellungs- und Einwilligungsfunktion im Sinne der DSGVO und zur Aufklärung über die Verwendung Cookie-basierter Technologien nutzen wir ein sogenanntes Consent Management System der Firma U Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Außerdem werden mit Hilfe dieses Systems Ihre Entscheidungen für Ihren Browser dokumentiert, womit wir die datenschutzrechtlichen Vorgaben der Dokumentations- und Nachweispflicht erfüllen.

iv. Usercentrics setzt Cookies ein und erfasst das Datum und die Uhrzeit des Besuchs, Browser- und Geräteinformationen, die anonymisierte IP-Adresse sowie Opt-In- und Opt-Out-Daten ausschließlich zur Speicherung Ihrer Einwilligung und zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen auf Basis der Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i.V.m. DSGVO Art. 6 (1) (c). Die Datenverarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen des Datenverarbeiters finden Sie unter https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/.

v. Als Nutzer stehen Ihnen weitere, alternative Wege wie Browser-Erweiterungen, -Einstellungen, Adblocker oder Opt-Out Links einzelner Tools zur Verfügung, um das Setzen von Cookies oder die Datenerfassung durch Dienste zu verhindern. Wir weisen darauf hin, dass diese Wege nicht gleichbedeutend mit der Nutzung eines Consent / Zustimmungs-Management Systems sind. Browser-Erweiterungen, -Einstellungen und Adblocker können Cookies und ggf. die Datenerfassung durch Dienste zwar unterbinden. Sie können aber nicht in allen Fällen selbst entscheiden, was Sie zulassen oder unterbinden möchten. Dabei ist es möglich, dass Ihre über das Consent-Management-System getroffenen Entscheidungen ausgehebelt oder sogar der notwendige Einsatz des Consent Management Systems verhindert wird. Zudem können Erweiterungen und Adblocker unerwartete Probleme bei den grundsätzlichen Funktionen des Portals hervorrufen. Viele Marketing-Dienste stellen eigene Opt-Out-Möglichkeiten über Opt-Out-Links bzw. -Cookies zur Verfügung. Diese führen wir in der Datenschutzerklärung auf, sofern vorhanden. Der Opt-Out gilt häufig für den grundsätzlichen portalunabhängigen Einsatz des Dienstes, erfolgt aber erst nachträglich und auf einer Seite des Anbieters, unabhängig von dem Consent-Management unseres Portals. Häufig werden dabei sogenannte Opt-Out Cookies gesetzt, die wiederum von den Cookie-Einstellungen Ihres Browsers oder dem Löschen von Cookies wieder aufgehoben werden können. Wenn Sie die genannten alternativen Wege nutzen, ist eine Dokumentation Ihrer Einstellungen und Entscheidungen für uns nicht möglich.

d. Matomo

i. Diese Website benutzt Matomo, einen Webanalysedienst. Matomo ist eine von InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland, entwickelte Software. Matomo wird als On-Premise-Lösung eingesetzt und gemäß DSGVO betrieben.

ii. Matomo verwendet „Cookies“, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer abgelegt werden. Diese Cookies helfen uns dabei Ihre Aktionen auf dieser Website zu verfolgen. Dies hilft uns, die Website ständig zu verbessern.

iii. Die folgenden Informationen werden im Cookie erfasst:

• Datum, Uhrzeit und die Dauer Ihres Besuchs auf unserer Website,
• die Häufigkeit Ihrer Besuche,
• die Internetseiten, die Sie innerhalb unserer Website aufrufen,
• der Referrer,
• der von Ihnen verwendete Browsertyp und die Version des Browsers sowie
• das Betriebssystem Ihres Rechners, mit dem Sie auf unsere Website zugreifen,
• das Land, von dem aus Sie die Seiten aufrufen.

iv. Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer von 7 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

v. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie Ihre Einwilligung über unser Banner abgegeben haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte treffen Sie die entsprechenden Einstellungen über unser Banner.

vi. Die Informationen werden auf einem von uns verwalteten Server gespeichert, der sich innerhalb der Europäischen Union befindet.

vii. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert und Ihre IP-Adresse wird reduziert. Die generierten Informationen über die Nutzung der Website werden nicht an Dritte weitergegeben.

viii. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können. Der Speicherung und Nutzung Ihrer Daten können Sie jederzeit über das Cookie-Banner widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sogenanntes Opt-Out-Cookie gespeichert, d.h. Matomo sammelt keine Sitzungsdaten. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies auf Ihrem Computer löschen, wird auch das Opt-Out-Cookie gelöscht und muss von Ihnen erneut aktiviert werden.

e. Social-Media

i. Verlinkung und Weiterleitung zu Social Media Plattformen

• auf unserer Webseite finden Sie Verlinkungen in Form eines Icon zu Social Media Plattformen wie Xing, LinkedIn, Facebook und Instagram. Es handelt sich hierbei nicht um vom Anbieter bereitgestellte Plugins, welche ohne dass die Nutzer Einfluss haben, beim Laden der Seite bereits Daten an den Anbieter übermitteln. Es handelt sich dabei lediglich um einen Link zur Social Media Plattform. Es werden keine Nutzerdaten von der Webseite an die Social Media Plattform übermittelt.
• Wenn Sie zum Zeitpunkt des Klicks auf das Icon bereits bei dem entsprechenden Social Media-Dienst eingeloggt sind, wird dies erkannt. Sollte dies nicht der Fall sein, werden Sie gebeten, sich einzuloggen. Ab diesem Zeitpunkt befinden Sie sich auf der Webseite der jeweiligen Social Media Plattform.

           a. Bei Klick auf das Icon für LinkedIn gelangen Sie zu der Internetpräsenz von LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland (nachfolgend: LinkedIn).

               Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei dem Besuch unserer LinkedIn‐Seite ist grundsätzlich LinkedIn allein Verantwortlicher. Weitere Hinweise über die

               Verarbeitung personenbezogener Daten durch LinkedIn erhalten Sie unter

               https://www.linkedin.com/legal/privacy‐policy?trk=homepage‐basic_footer‐privacy‐policy.

           b. Bei Klick auf das Icon für Xing gelangen Sie zu einer Internetpräsenz der New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland Informationen zur Erhebung,

               Speicherung und Nutzung Ihrer Daten durch Xing finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters:

               https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

           c. Bei Klick auf das Icon für Facebook gelangen Sie zu einer Internetpräsenz der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Ave, CA 04304, USA.

                Informationen zur Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten durch die Facebook Inc. finden Sie in den Datenschutzrichtlinien des Anbieters:

                https://www.facebook.com/about/privacy/

           d. Bei Klick auf das Icon für Instagram gelangen Sie zu einer Internetpräsenz der Instagram LLC, 1601 Willow Rd., Menlo Park CA 94025, USA.

                Informationen zur Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten durch die Instagram LLC finden Sie in den Datenschutzrichtlinien des Anbieters:

                https://help.instagram.com/155833707900388

ii. Social Media Webauftritte

• Unsere Internetauftritte auf den unterschiedlichen Social-Media-Plattformen dienen dazu, den Nutzern als Kunden und Interessenten Informationen über unsere Leistungen und Angebote zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus stellen die Plattformen ein Forum für die Kommunikation zwischen den Nutzern und unserem Unternehmen dar.
• Durch unsere Präsenz auf den Social-Media-Plattformen werden personenbezogene Daten der Nutzer an die Anbieter sozialer Netzwerke weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass die Daten von Nutzern unserer Social-Media Präsenz deshalb auch außerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden können. Dadurch ergibt sich eine andere Rechtslage als seitens der DSGVO geregelt. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, weil so z.B. die Durchsetzung der Rechte der Nutzer erschwert werden könnte.

• Die Daten der Nutzer innerhalb sozialer Netzwerke werden im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. Mittels des Surfverhaltens und daraus abgeleiteten Interessen können Profile erstellt werden, die dem Zweck dienen, dem Nutzer beispielsweise auf ihn abgestimmte Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb des Netzwerks zu präsentieren. Im Rahmen der Marktforschung werden sogenannte Cookies durch den Browser des Nutzers gespeichert. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die über die Browsereinstellungen gelöscht werden können. Zudem können in den Nutzerprofilen weitergehende Daten gespeichert werden, vor allem, wenn der Nutzer einen Account bei der jeweiligen Social-Media-Plattform besitzt und eingeloggt ist.
• Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist berechtigtes Interesse hinsichtlich der Bereitstellung nutzbringender Informationen für Kunden und Interessenten sowie einer zuträglichen Kommunikation mit den Nutzern im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei über ein anzukreuzendes Kontrollkästchen oder eine Bestätigung per Schaltfläche eingeholte Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung personenbezogener Daten greift Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Ausführliche Informationen zur Speicherung und Verarbeitung von Nutzerdaten sowie zu den gegebenen Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-out-Recht) erhalten Sie auf den Seiten der jeweiligen Anbieter, die im Folgenden aufgeführt sind.
• Bei auftretenden Fragen und dem Geltend machen von Nutzerrechten im Rahmen von Social-Media-Plattformen ist der jeweilige Netzwerkanbieter der passende Ansprechpartner. Denn ausschließlich dieser besitzt den vollen Zugriff auf die gespeicherten Nutzerdaten. Deshalb kann nur der jeweilige Anbieter detaillierte Auskünfte erteilen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Änderung bzw. Löschung der Daten einleiten. Wenn Sie Rat oder Unterstützung benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

f. Videodienst - Vimeo

i. Wir haben Vimeo-Videos in unser Online-Angebot eingebunden. Betrieben wir das Videoportal durch Vimeo LLC, 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.

ii. Wir nutzen den Videodienst Vimeo, um Ihnen mit Hilfe eines Plug-ins interessantes Videomaterial direkt auf unserer Webseite anzeigen zu können. Dabei können Daten von Ihnen an Vimeo übertragen werden.

iii. Wenn Sie auf unserer Webseite eine Seite aufrufen, die ein Vimeo-Video eingebettet hat, verbindet sich Ihr Browser mit den Servern von Vimeo. Diese Daten werden auf den Vimeo-Servern gesammelt, gespeichert und verarbeitet. Unabhängig davon, ob Sie ein Vimeo-Konto haben oder nicht, sammelt Vimeo Daten von Ihnen. Dazu gehören Ihre IP-Adresse, technische Informationen über Ihren Browsertypen, Ihr Betriebssystem und Geräteinformationen. Ebenso speichert Vimeo Informationen darüber, über welche Webseite Sie den Vimeo-Dienst nutzen und welche Handlungen Sie auf unserer Webseite ausführen. Zu den Handlungen gehören: Sitzungsdauer, Absprungrate oder welchen Button mit Vimeo-Funktion Sie geklickt haben. Dies kann Vimeo mit Hilfe von Cookies.

iv. Falls Sie als registriertes Mitglied bei Vimeo eingeloggt sind, können mehr Daten durch Vimeo erhoben werden, da u.U. bereits Cookies von Vimeo auf Ihrem Browser gesetzt wurden. Um zu verhindern, dass Vimeo Ihre Aktivität auf unserer Webseite mit Ihrem Vimeo Account verknüpft, müssen Sie sich bei Vimeo ausloggen.

v. Vimeo hat den Hauptsitz in New York (USA). Ihre Daten werden auf Systemen des Unternehmens verarbeitet, welche sich in den USA und anderen Ländern befinden. Ihre Daten bleiben bei Vimeo gespeichert, bis das Unternehmen die Zwecke als erfüllt sieht. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

vi. Wir setzten das Cookie erst, wenn Sie dem zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung).

vii. Sie können verhindern, dass Vimeo Ihre Daten erhält, in dem Sie die Cookies nicht zulassen. Sie können auch bereits gesetzte Cookies deaktivieren oder löschen.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten als Kunde

Gegenstand unseres Unternehmens ist der Vertrieb von wärmetechnischen Abhitzesystemen und die damit in Verbindung stehenden ingenieur- und fertigungstechnischen Dienst-, Abrechnungs- und Serviceleistungen. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung dieser Zwecke.

a.Kontaktaufnahme

i. Telefonische Kontaktaufnahme

Wenn Sie unseren Kundenservice telefonisch kontaktieren, erheben wir von Ihnen ausschließlich die personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Gespräch bereitstellen.

Das könnten folgende Daten sein:

• Vor- & Nachname
• Unternehmensdaten (Firmierung, Kundennummer)
• Adressdaten (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
• Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail)
• Bestelldaten (Auftragsnummer)
• Produktdaten (Artikelnummer)

Die Verarbeitung der Daten für den Kundenservice erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), falls diese von uns abgefragt wurde.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

ii. Kontaktaufnahme über Kontaktformular

Auf unserer Internetsite ist ein Kontaktformular eingerichtet, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Folgende Daten sind:

Pflichtfelder:

• Vor- und Zuname
• Firmenname
• Land
• E-Mail-Adresse

Optional

• Art der Anfrage
• Telefonnummer

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

• Datum und Uhrzeit der Absendung der Anfrage.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.

Die Verarbeitung der Daten für die Kontaktaufnahme über das Kontaktformular erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), falls diese von uns abgefragt wurde.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

iii. Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten wie zum Beispiel:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname
• Telefonnummer

von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), falls diese von uns abgefragt wurde.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen

Zur allgemeinen Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen oder im speziellen, um sich um einen Arbeitsplatz zu bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten.

a. Kontaktaufnahme: E-Mail, Telefon oder Post

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Telefon oder Post werden ausschließlich die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten von uns verarbeitet.

Wir verarbeiten zum Beispiel:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname
• Telefonnummer
• Postadresse

um Ihre Fragen zu beantworten.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), falls diese von uns abgefragt wurde.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

b. Bewerbung

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, sich über offene Stellen sowie freie Ausbildungs- und Studienplätze zu informieren und sich gleich online über unser Bewerberportal zu bewerben. Unser Bewerberportal wird durch unseren Dienstleister softgarden e-Recruiting GmbH und deren Unterauftragnehmern betreut. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in Deutschland. Der Dienstleister kann im Zug von Betriebs- und Wartungsarbeiten Einblick auf folgende anonymisierte Daten erhalten:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Browsertyp und -version,
• verwendetes Betriebssystem,
• URL der zuvor besuchten Webseite,
• Menge der gesendeten Daten,
• IP-Adresse des Zugriffs

Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Personalbeschaffung, -verwaltung und -entwicklung. Dies umfasst unter anderem die Verwaltung von Bewerbungen, die Durchführung von Auswahlverfahren und die interne Kommunikation.

Um den Bewerbungsprozess für Sie transparent zu gestalten, können Sie sich anmelden. Hierfür müssen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie ein Passwort eingeben. Diese Daten werden benötigt, um einen Account im Karriereportal für Sie einzurichten und zu verwalten. Nicht zuletzt benötigen wir diese und gegebenenfalls weitere Daten auch, um auf Wünsche, Fragen und Kritik reagieren zu können.

Weitere optionale Daten sind:

• Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer)
• Lebenslaufdaten (z.B. Schulbildung, Berufsausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse)
• Profile in sozialen Netzwerken (z.B. XING, LinkedIn, Facebook)
• Dokumente im Zusammenhang mit Bewerbungen (Bewerbungsfotos, Anschreiben, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben etc.)

Daten, die zur Bearbeitung zwingend erforderlich sind, um Ihre Eignung für einen Arbeitsplatz feststellen zu können, sind als Pflichtfelder besonders gekennzeichnet.
Darüber hinaus haben Sie in dem Formular die Möglichkeit, weitere Daten mitzuteilen, die uns die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erleichtern (zum Beispiel Bezeichnung der konkreten Stelle und Gehaltswunsch). Diese Angaben sind freiwillig.

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO vorvertragliche Maßnahmen.

Ihre vollständigen Bewerbungsdaten speichern wir nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für die Dauer von 6 Monaten.

c. Online-Meetings und Videokonferenzen

Wir verwenden die Anwendung „Microsoft Teams“ um Online-Meetings und Videokonferenzen (nachfolgend: Meetings) durchzuführen. Microsoft Teams ist ein Software-Produkt der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA („Microsoft“), welche als Desktop-/Web-Anwendung und Mobile-App zur Verfügung steht.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Durchführung von Meetings mit Microsoft Teams ist unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von Meetings nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Meetings im Rahmen bestehender Vertragsbeziehungen mit Ihnen durchgeführt werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Für weitergehende Datenverarbeitungen auf den Produktwebsites von Microsoft, wo die Desktop-Software heruntergeladen und die Web-App verwendet werden kann, sind wir nicht verantwortlich.

Während eines Meetings können unter Umständen folgende Daten verarbeitet werden:

• Angaben zum Teilnehmenden: Anzeigename, Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt zur Authentifizierung), Profilbild;
• Metadaten: Thema und Beschreibung des Meetings, IP-Adresse, Telefonnummer des Teilnehmenden, Art des Geräts/der Software (Windows/Mac/Linux/Web/iOS/Android Phone/Windows Phone), Zeitpunkt der letzten Aktivität des Teilnehmenden, Anzahl der Chat- und Kanalnachrichten, Anzahl der teilgenommenen Besprechungen, Dauer der Zeit für Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe;
• Bei Chat- oder Kanalnachrichtennutzung: Textdaten zur Anzeige und ggf. Protokollierung;
• Bei Audionutzung: Aufnahmedaten des Mikrofons;
• Bei Videonutzung: Aufnahmedaten der Kamera;
• Bei Telefonnutzung: eingehende und ausgehende Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten, wie die IP-Adresse des Geräts;
• Bei Aufzeichnungen: Audio-, Video- und Bildschirmfreigaben zur Speicherung in der Cloud.

Die Daten werden bei Microsoft Teams für die Dauer gemäß der von uns getroffenen Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert.

Für ein Meeting können Sie sich per E-Mail anmelden. Dabei werden Ihre Anmeldedaten durch uns verarbeitet. Vor dem Meeting erhalten Sie einen Kalendertermin. Zur Teilnahme an einem Meeting müssen zumindest Angaben zu Ihrem Namen oder – im Falle einer Telefonnutzung – zu Ihrer Telefonnummer gemacht werden. Sofern wir die anonyme Teilnahme an Meetings ermöglichen, teilen wir diese Möglichkeit im Zuge der Einladung mit.

Sie können Ihr Mikrofon (Audio) und Ihre Kamera (Video) jederzeit über die entsprechenden Einstellungen deaktivieren. Nur mit Ihrer Einwilligung zeichnen wir Meetings auf. Microsoft verwendet die Metadaten, um aggregierte Berichte über die Nutzung von Microsoft Teams zu erstellen.

Microsoft erhält im Rahmen der Meetings gegebenenfalls Kenntnis von den oben genannten Daten, um die Durchführung der Meetings in unserem Auftrag zu ermöglichen. Der gesamte Datenverkehr erfolgt verschlüsselt (MTLS, TLS oder SRTP) und die Datenspeicherung findet grundsätzlich auf Servern im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Für den Fall, dass Daten dennoch in den USA verarbeitet werden, haben wir in Ergänzung zu den oben genannten Maßnahmen zum Schutz Ihrer Privatsphäre mit Microsoft EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Nähere Informationen erhalten Sie in den Datenschutzbestimmungen von Microsoft, abrufbar unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

5. Weitere rechtliche Hinweise

a. Speicherdauer

i. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange auf, wie eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen besteht.

ii. Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung werden wir Ihre Daten löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder Sie uns nicht zur Löschung auffordern.

iii. Sollten Sie uns zur Löschung auffordern, werden wir diesem Wunsch dahingehend folgen, dass wir die Daten löschen, welche wir nicht für eine gesetzliche Aufbewahrung benötigen.

b. Ort der Datenverarbeitung (außerhalb EU auch)

i. Die ARVOS GmbH verarbeitet Ihre Daten auch außerhalb der EU.

ii. Aufgrund der globalen Beschaffenheit unseres Unternehmens können wir Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder übertragen, deren Datenschutzgesetze möglicherweise weniger umfassend sind als jene in der EU. Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten wird dabei auf bestimmte natürliche Personen begrenzt, die diese Daten für die in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Zwecke kennen müssen.

iii. Um Ihre Daten auch in den sogenannten Drittstaaten abzusichern, schließen wir mit unseren Partnern vor Ort Standard-Vertragsklauseln und überzeugen uns, dass die Partner vor Ort auch entsprechend den EU-weiten Richtlinien agieren und die Löschung der Daten garantieren.

c. Weitergabe an Dritte

Folgende Kategorien von Empfängern erhalten ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

i. Dienstleister für den Betrieb unserer Webseite und die Verarbeitung der durch die Systeme gespeicherten oder übermittelten Daten (z.B. für Rechenzentrumsleistungen, Zahlungsabwicklungen, IT-Sicherheit). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt;

ii. Staatliche Stellen / Behörden, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO;

iii. Zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (z.B. Auditoren, Banken, Versicherungen, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden, Beteiligte bei Unternehmenskäufen oder der Gründung von Gemeinschaftsunternehmen). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

d. Links zu anderen Webseiten

Unser Angebot enthält Links zu externen Webseiten Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich.

e. Rechte der Betroffenen

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft, gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung, gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung/ „Recht auf Vergessenwerden“, gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, gemäß Art. 21 DSGVO

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür wenden Sie sich bitte an uns oder an den Datenschutzbeauftragten unter den oben genannten Kontaktdaten.

Sollten Sie das Gefühl haben, dass Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet haben, können Sie sich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten unter den oben genannten Kontaktdaten wenden oder Sie können sich mit einer Beschwerde an eine der für den Datenschutz zuständige Aufsichtsbehörde wenden.